Potilas- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

Sanonpas Oy:n potilas- ja asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Sanonpas Oy

Y-tunnus

3601403-3

Yhteyshenkilö

Anna Siikanen, laillistettu puheterapeutti

Sähköposti

anna.siikanen@sanonpas.fi

Verkkosivusto

www.sanonpas.fi

Sanonpas Oy vastaa puheterapiapalveluidensa yhteydessä syntyvien potilas- ja asiakastietojen käsittelystä ja tietosuojasta.

Potilas- ja asiakasrekisteriin tallennetaan puheterapian järjestämisen ja toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:

• Asiakkaan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot sekä huoltajan tai muun laillisen edustajan tiedot.
• Lähetteet, kuntoutuspäätökset ja maksusitoumukset.
• Puheterapian tavoitteet, suunnitelmat, käyntikirjaukset ja harjoitteluohjeet.
• Puheen, kielen, kommunikoinnin, syömisen ja nielemisen toimintakykyä koskevat tiedot.
• Arviointi- ja tutkimustulokset, lausunnot ja terapiapalautteet.
• Tarvittaessa puheterapian arviointiin ja toteutukseen liittyvät valokuvat, ääni- ja videotallenteet.
• Yhteistyötahoilta saadut kuntoutuksen kannalta tarpeelliset asiakirjat ja tiedot.
• Terapian toteutumiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot.

Käsittelemme vain palvelun toteuttamisen ja lakisääteisten velvoitteiden kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

Henkilö- ja potilastietoja käsitellään puheterapian suunnitteluun, toteuttamiseen, seurantaan ja arviointiin sekä yhteydenpitoon, potilasasiakirjojen laatimiseen ja palveluiden laskutukseen.

Tietojen käsittely perustuu terveydenhuollon lakisääteisiin velvoitteisiin ja sovellettavaan tietosuojalainsäädäntöön, erityisesti EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU 2016/679) sekä lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023).

Terveystietoja käsitellään terveydenhuollon palvelujen tarjoamiseksi ja potilaan kuntoutuksen toteuttamiseksi lainsäädännön mukaisesti.

Tietoja saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään, hänen huoltajaltaan tai lailliselta edustajaltaan.

Tietoja voidaan saada myös esimerkiksi lähettävältä tai hoitavalta taholta, Kelasta, palvelun järjestäjältä, vakuutusyhtiöltä tai muulta asiakkaan kuntoutukseen osallistuvalta taholta silloin, kun tietojen saamiseen on lainmukainen peruste tai tarvittava suostumus.

Potilas- ja asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja luovutetaan vain lainsäädännön sallimissa tai edellyttämissä tilanteissa tai asiakkaan suostumuksella silloin, kun suostumus on tarpeen.

Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi Kelalle, kuntoutuksen järjestäjälle tai muille asiakkaan kuntoutukseen osallistuville tahoille. Puheterapian palautteita ja lausuntoja toimitetaan kuntoutuksen maksajalle tai järjestäjälle sovellettavien säädösten ja sopimusehtojen mukaisesti.

Potilastiedot tallennetaan Diarium-potilastietojärjestelmään. Sanonpas Oy ottaa Kanta-palvelut käyttöön 1.1.2027, minkä jälkeen potilasasiakirjat tallennetaan Kanta-palveluiden Potilastietovarantoon lainsäädännön mukaisesti.

Potilasasiakirjoja säilytetään lainsäädännön mukaiset säilytysajat. Säilytysajat määräytyvät sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) perusteella.

Potilas- ja asiakastiedot tallennetaan tietoturvalliseen Diarium-potilastietojärjestelmään, jota tuottaa Nordhealth Finland Oy.

Potilastietoja käsittelee Sanonpas Oy:n puheterapeutti Anna Siikanen. Tietojen käsittelyssä noudatetaan salassapito- ja tietoturvavelvoitteita. Potilastietojärjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla, ja tietojen käyttö on suojattu asianmukaisin tietoturvamenetelmin.

Sanonpas Oy ei ylläpidä paperista potilasarkistoa.

Sanonpas Oy ei siirrä potilas- tai asiakastietoja EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Asiakkaalla on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• Saada tieto siitä, mitä häntä koskevia henkilötietoja käsitellään.
• Pyytää virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista.
• Tietyissä tilanteissa pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.

Potilasasiakirjojen käsittelyyn ja korjaamiseen sovelletaan lisäksi terveydenhuollon erityislainsäädäntöä. Lakisääteisesti säilytettäviä potilasasiakirjoja ei voida poistaa asiakkaan pyynnöstä.

Asiakasta tai alaikäisen asiakkaan huoltajaa informoidaan henkilötietojen käsittelystä puheterapian alkaessa. Tämä tietosuojaseloste on saatavilla Sanonpas Oy:n verkkosivuilla.

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen anna.siikanen@sanonpas.fi. Arkaluonteisia henkilötietoja ei tule lähettää tavallisessa suojaamattomassa sähköpostissa.

Sanonpas Oy voi tarvittaessa pyytää henkilöllisyyden todentamista ennen tietojen luovuttamista. Pyyntöihin vastataan tietosuoja-asetuksen mukaisesti, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Jos asiakas katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista saa Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.